LIMBUR LUBUK MENGKUANG
DISUSUN
OLEH
ELIMIATI
DOSEN PEMBIMBING
SYAMSUL BAHRI. SKM, MPH
AKADEMI
KEBIDANAN AMANAH
AKBID
AMANAH MUARA BUNGO
T.A 2016/2017
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan
syukur kehadirat Allah SWT yang memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah dengan judul “
Laporan Bulanan KB di Puskesmas Limbur Lubuk Mengkuang”
Makalah ini merupakan tugas dari
mata kuliah Ilmu Kesehatan Masyarakat, dalam penyusunan makalah saya
mendapatkan bantuan dan sumbangan saran dari berbagai pihak. Dalam kesempatan
ini saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pembimbing Syamsul Bahri,
SKM.,M.PH Serta rekan-rekan semua yang sudah membantu kami dalam penyusunan
makalah ini
Dalam pembuatan makalah ini kami
menyadari masih banyak kekurangan, sehingga kami mengharapkan sumbang saran
yang membangun. Semoga makalah ini bermanfaat bagi mahasiswi Akademi Kebidanan
Mitra Persahabatan
Muara Bungo, 28 Oktober 2016
Penulis
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR................................................................................... i
DAFTAR
ISI.................................................................................................. ii
BAB
I PENDAHULUAN.............................................................................. 1
A. Latar
Belakang.............................................................................. 1
B. Rumusan
Masalah.......................................................................... 1
C. Tujuan............................................................................................ 1
BAB
II TINJAUAN PUSTAKA.................................................................. 2
A. Sistem
Pencatatan dan Pelaporan.................................................. 2
B.
Pengertian SP2TP.......................................................................... 3
C. Tujuan
SP2TP................................................................................ 4
D.
Pelaporan SP2TP........................................................................... 5
E.
Pengorganisasian Puskesmas......................................................... 6
F.
Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)........................................ 8
BAB
III PEMBAHASAN.............................................................................. 11
A.
Pencatatan dan pelaporan pelayanan KB...................................... 11
B. Definisi Fasilitas Pelayanan KB................................................... 12
C. Batasan.......................................................................................... 13
D.
Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register, dan Formulir...................... 16
E. Cara
Pengisian Kartu, Register dan Formulir................................ 17
F. Sistem
pencatatan dan pelaporan Pelayanan Kontrasepsi.............. 20
G.
Mekanisme pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi. 20
H.Monitoring
dan Evaluasi Sistem Pencatatan dan
Pelaporan Pelayanan Kontrasepsi.................................................. 22
I.
Pendokumentasian Rujukan KB..................................................... 24
J. Tata
Laksana................................................................................... 24
BAB
III PENUTUP....................................................................................... 27
A.
Kesimpulan.................................................................................... 27
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 28
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kegiatan pencatatan dan
pelaporan program KB Nasional merupakan suatu proses untuk mendapatkan data dan
informasi yang merupakan suatu substansi pokok dalam system informasi program
KB nasional dan dibutuhkan untuk kepentingan operasional program.
Data dan informasi tersebut juga
merupakan bahan pengambilan keputusan, perencanaan, pemantauan, dan penilaian
serta pengendalian program. Oleh karena itu, data dan informasi yang dihasilkan
harus akurat, tepat waktu, dan dapat dipercaya. Dalam upaya memenuhi harapan
data dan informasi yang dihasilkan merupakan data dan informasi yang
berkualitas, maka selalu dilakukan langkah – langkah penyempurnaan sesuai
dengan perkembangan program dengan visi dan misi, program baru, serta
perkembngan kemajuan teknologi informasi.Dalam tahun 2001 pencatatan dan
pelaporan program KB Nasional telah dilaksanakan sesuai dengan sisttem
pencatatan dan pelaporan yang disempurnakan melalui Instruksi Menteri
Pemberdayaan Perempuan / Kepala BKKBN Nomor 191/HK – 011/-D2/2000 tanggal 29
september 2000. Kegiatan pencatatan dan pelaporan Program KB Nasional meliputi
: pengumpulan, pencatatan serta pengolahan data dan informasi tentang kegiatan
dan hasil kegiatan operasional.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari Pembuatan Makalah
ini adalah
-
Bagaimana
cara alur proses pencatatan KB
-
Bagaimana
cara penggunaan Kartu Catatan Pasien?
-
Bagaimana
mekanisme Pelaporan KB?
C. Tujuan
-
Agar
dapat memahami proses pencatatan KB
-
Agar
dapat memahami penggunaan kartu catatan pasien
-
Agar
dapat memahami mekanisme pelaporaN.
-
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Pencatatan dan
Pelaporan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi
tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan
berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan
pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso,
2008).
Pencatatan dan pelaporan adalah
indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan,
kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya.
Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang
berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data
dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena
data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan
organisasi tersebut (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas mencakup 3 hal: (1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan; (2)
analisis; dan (3) pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat
dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data
tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah
dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format
buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk
dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di
Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di
Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan
dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan
seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai
berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data
kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan
tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat
tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan
tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan
lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan
puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten
dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu
data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu
oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan
(Santoso, 2008).
Puskesmas merupakan ujung tombak
sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan
dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan.
Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif
dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan
kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu
dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi
tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat.
Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi
pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam
Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan
system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011).
Muninjaya (2004) berpendapat
bahwa “untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas,
standar mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan
kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya
perlu ditingkatkan”.
B. Pengertian SP2TP
SP2TP adalah kegiatan pencatatan
dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di
Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas
(termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas
keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta
dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai
kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya
kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana,
tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK
MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana,
Kegiatan pokok Puskesmas. Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas
secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem
pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun
untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen
kesehatan (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas merupakan sumber pengumpulan data dan informasi ditingkat
puskesmas. Segala data dan informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung
lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan
laporan untuk kebutuhan. Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh
puskesmas dan dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas pembantu,
posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-lain yang termasuk dalam
wilayah kerja puskesmas. Pencatatan dan pelaporan mencangkup: b.1: Data umum
dan demografi wilayah kerja puskesmas, b.2: Data ketenagaan puskesmas, dan b.3:
Data sarana yang dimiliki puskesmas (Syaer, 2011).
C. Tujuan SP2TP
Tujuan Sistem Informasi
Manajemen di Puskesmas adalah untuk meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas
secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal
data SP2TP dan informasi lain yang menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud
apabila: (Ahmad, 2005).
1)
Data
SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai dengan
petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.
2)
Pengolahan,
analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab
masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola program disemua jenjang
administrasi.
3)
Informasi
yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan sumber lainnya
dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak ada perubahan)
dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, persentase dan
sebagainya.
Tujuan umum dari Sistem
Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ini ialah data dan informasi
yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan
khususnya ialah: (Syaer, 2011).
Tersedianya
data secara akurat yang meliputi segala aspek.
Terlaksananya pelaporan yang
secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
Digunakan data tersebut sebagai
alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang
program kesehatan.
D. Pelaporan SP2TP
Pelaporan terpadu Puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember
dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan
SP2TP adalah: 1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kedakitan (LB.1), Data
Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3)
serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, yang mencakup:
Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3)
Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian
(LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3). Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan
dan baling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati
II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya
dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM
dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya
tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data
Kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data
Kepegawaian (Ahmad, 2005).
Ada juga jenis laporan lain
seperti laporan triwulan, laporan semester dan laporan tahunan yang mencakup
data kegiatan progam yang sifatnya lebih komprehensif disertai penjelasan
secara naratif. Yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data
yang telah dibuat dalam laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun
perencanaan puskesmas ( micro planning) dan lokakarya mini puskesmas (LKMP).
Analisis data hasil kegiatan progam puskesmas akan diolah dengan menggunakan
statistic sederhana dan distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan
epidemiologis deskriptif. Data tersebut akan disusun dalam bentuk table dan
grafik informasi kesehatan dan digunakan sebagai masukkan untuk perencanaan
pengembangan progam puskesmas. Data yang digunakan dapat bersumber dari
pencatatan masing-masing kegiatan progam kemudian data dari pimpinan puskesmas
yang merupakan hasil supervisi lapangan (Tiara, 2011).
Dinas kesehatan kabupaten/kota
mengolah kembali laporan puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinkes
Provinsi dan Depkes Pusat. Feed back terhadap laporan puskesmas harus
dikirimkan kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi
keberhasilan program. Sejak otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak
wajib lagi mengirimkan laporan ke Depkes Pusat. Dinkes kabupaten/kotalah yang
mempunyai kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Depkes Pusat (Muninjaya,
2004).
E. Pengorganisasian Puskesmas
Pengorganisasian tingkat
Puskesmas didefinisikan sebagai proses penetapan pekerjaan-pekerjaan pokok
untuk dikerjakan, pengelompokan pekerjaan, pendistribusian otoritas/wewenang
dan pengintegrasian semua tugastugas dan sumber-sumber daya untuk mencapai
tujuan Puskesmas secara efektif dan efisien. Secara aplikatif pengorganisasian
tingkat Puskesmas menurut penulis adalah pengaturan pegawai Puskesmas dengan
mengisi struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) Puskesmas yang ditetapkan
oleh Peraturan Daerah Kabupaten/Kota disertai dengan pembagian tugas dan
tanggung jawab serta uraian tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), serta pengaturan
dan pengintegrasian tugas dan sumber daya Puskesmas untuk melaksanakan kegiatan
dan program Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan Puskesmas. Berdasarkan
definisi tersebut, fungsi pengorganisasian Puskesmas merupakan alat untuk
memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang dihubungkan dengan
personil/pegawai, finansial, material, dan metode Puskesmas untuk mencapai
tujuan Puskesmas yang telah disepakati bersama antara pimpinan dan pegawai
Puskesmas. Pengorganisasian Puskesmas meliputi hal-hal berikut (Sulaeman,
2009):
1)
Cara
manajemen Puskesmas merancang struktur formal Puskesmas untuk penggunaan sumber
daya Puskesmas secara efisien,
2)
Bagaimana
Puskesmas mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti
penugasan seorang penanggung jawab program yang diberi wewenang mengawasi
stafnya.
3)
Hubungan
antara fungsi, jabatan, tugas, dan pegawai Puskesmas.
4)
Cara
pimpinan Puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam unit kerja dan
mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.
Berdasarkan Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 128/Menkes/SK/II/2004, bahwa untuk dapat terlaksananya rencana
kegiatan Puskesmas, perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam
pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan
para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk
setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian habis
seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas
puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para
penanggungjawab ini dilakukan melalui pertemuan penggalangan tim pada awal
tahun kegiatan. Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim
secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat
dilakukan:
Penggalangan kerjasama dalam
bentuk dua pihak, yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara puskesmas
dengan sektor tenaga kerja pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan kerja.
Penggalangan kerjasama dalam
bentuk banyak pihak, yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara
puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor agama, sektor kecamatan pada waktu
menyelenggarakan upaya kesehatan sekolah.
Penggalangan kerjasama lintas sektor ini
dapat dilakukan:
Secara langsung yakni antar sektor-sektor
terkait.
Secara tidak langsung yakni
dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan (Keputusan Menteri
Kesehatan, 2004).
Ada 2 (dua) hal yang perlu
pengorganisasian tingkat Puskesmas, yakni: (1) Pengaturan berbagai kegiatan
yang ada di dalam RO (Rancangan Operasional) Puskesmas, sehingga membentuk satu
kesatuan program yang terpadu dan sinergi untuk mencapai tujuan Puskesmas, dan
(2) Pengorganisasian pegawai Puskesmas, yaitu pengaturan tugas dan tanggung
jawab setiap pegawai Puskesmas, sehingga setiap kegiatan dan program mempunyai
penanggung jawabnya. Dengan memahami fungsi pengorganisasian Puskesmas akan
lebih memudahkan mempelajari fungsi penggerakan dan pelaksanaan
(actuating/aktuasi) dan akan diketahui gambaran pembimbingan dan pengarahan
yang diperlukan oleh pegawai Puskesmas sesuai dengan pembagian tugas dan
tanggung jawab (Sulaeman, 2009).
Untuk kelancaran kegiatan SP2TP
di Puskesmas, maka dibentuk pengorganisasian yang terdiri dari: (Ahmad, 2005).
F. Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)
Tugas penanggung jawab adalah
memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana kegiatan di
Puskesmas.
Koordinator (Petugas yang ditunjuk Kepala
Puskesmas)
Koordinator SP2TP bertugas:
1)
Mengumpulkan
laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan.
2)
Bersama
dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan SP2TP dan mengirimkan
laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal 10 bulan
berikutnya.
3)
Bersama
dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP dan mengirimkan
laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31 Januari tahun berikutnya.
4)
Menyimpan
arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana kegiatan.
5)
Bertanggung
jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala Puskesmas.
6)
Mempersiapkan
pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh Kepala Puskesmas dengan
pelaksanaan kegiatan untuk menilai pelksanaan kegiatan SP2TP.
Anggota (Pelaksana Kegiatan di Puskesmas)
Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:
1)
Mencatat
setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.
2)
Mengadakan
bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.
3)
Melakukan
rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Puskesmas Pembantu serta
Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil dari
rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat laporan SP2TP.
4)
Setiap
tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan masing-masing dalam
2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP Puskesmas. Dengan rincian
satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas dan satu rangkap oleh
Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II.
5)
Mengolah
dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang diperlukan
dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
6)
Bertanggung
jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pencatatan dan pelaporan pelayanan KB
Kegiatan pencatatan dan pelaporan program KB Nasional merupakan suatu
proses untuk mendapatkan data dan informasi yang merupakan suatu substansi
pokok dalam system informasi program KB Nasional dan dibutuhkan untuk
kepentingan operasional program. Data dan informasi tersebut juga merupakan
bahan pengambilan keputusan, perencanaan, pemantauan, dan penilaian serta
pengendalian program. Oleh karena itu data dan informasi yang dihasilkan harus
akurat, tepat waktu dan dapat dipercaya. Dalam upaya memenuhi harapan data dan
informasi yang berkualitas, maka selalu dilakukan langkah-langkah penyempurnaan
sesuai dengan perkembangan program dengan visi dan misi program baru serta
perkembangan kemauan teknologi informasi.
Dalam tahun 2001 pencatatan dan pelaporan program KB nasional telah
dilaksanakan sesuai dengan system, pencatatan dan pelaporan yang disempurnakan
melalui instruksi Mentri Pemberdayaan Perempuan/Kepala BKKBN Nomor
191/HK-011/D2/2000 tanggal 29 september 2000. Kegiatan pencatatan dan pelaporan
program KB Nasional meliputi pengumpulan, pencatatan, serta pengelolahan data
dan informasi tentang kegiatan dan hasil kegiatan operasional.
System pencatatan dan pelaporan saat ini telah disesuaikan dengan
tuntutan informasi, desentralisasi dan perbaikan kualitas.
System pencatatan dan pelaporan program KB N asional yang disesuaikan
meliputi sub system pencatatan pelaporan pelayanan kontrasepsi, subsistem
PPelaporan Pengendalian Lapangan. Subsistem pencatatan Pelaporan Pengendalian
Keluarga dab Subsistem Pencatatan Pelaporan Pendataan Keluarga Miskin.
B. Definisi Fasilitas Pelayanan
KB
Fasilitas pelayanan KB sederhana adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal seorang paramedis atau dan yang sudah mendapat latihan KB
dan memberikan pelayanan: cara sederhana (kondom,obat vaginal), pil KB,suntik
KB, IUD bagi fasilitas pelayanan yang mempunyai bidang yang telah mendapat
pelatihan serta upaya penanggulangan efek samping, komplikasi ringan dan upaya
rujukannya.
Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter umum yang telah mendapat pelatihan dan memberikan
pelayanan: cara sederhana, suntik KB, IUD bagi dokter atau bidan yang telah
mendapat pelatihan, implant bagi dokter yang telah mendapat pelatihan, kontap
pria bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap pria.
Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis bedah/dokter
umum yang telah mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana,
pil KB, suntik KB, IUD, pemasangan dan pencabutan implant, kontap pria, kontap
wanita bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.
Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti pelatihan
penanggulangan infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah
mengikuti pelatihan pengaggulangan infertilitas dan rekanalisasi serta
memberikan pelayanan semua jenis kontrasepsi ditambah dengan pelayanan
rekanalisasi dan penanggulangan infertilitas.
a.
Status fasilitas pelayanan KB adalah status
kepemilikan pengelolaan fasilitas pelayanan KB yang dikelompokkan dalam 4
(empat) status kepemilikan yaitu: Depkes, ABRI, Swasta serta instansi
pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.
b.
Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan
oleh petugas medis atau paramedik dalam bentuk percakapan individual dalam
usaha untuk membantu PUS guna meningkatkan kemampuan dalam memilih pengunaan
metode kontrasepsi serta memantapkan penggunaan kontrasepsi yang telah dipilih.
c.
Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling
yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada calon peserta KB yang
akhirnya menjadi peserta KB baru pada saat itu.
d.
Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling
yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedik kepada peserta KB untuk
memantapkan penggunaan kontrasepsi.
e.
Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan
dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi.
f.
Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah
kelainan dan atau gangguan kesehatan penggunaan kontrasepsi yang penanganannya
tidak memerlukan rawat inap.
g.
Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah
kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi yang
penanganannya memerlukan rawat inap.
h.
Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada
peserta KB.
C. Batasan
Dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar
diperlukan keseragaman pengertian sebagai berikut :
1)
Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi
adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan
dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB.
2)
Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang
menggunakan kontrasepsi.
3)
Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali
mengguakan kontrasepsi atau PUS yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah
mengalami kehamilan yang berakhir dengan keguguran atau persalinan.
4)
Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih
menggunakan kontrasepsi tanpa diselingi kehamilan.
5)
Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang
berganti pemakaian dari satu metode kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.
6)
Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua
kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB baik berupa
pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang
berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik calon
maupun peserta KB.
7)
Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan
KB di dalam fasilitas pelayanan adalah pemberian atau pemasangan kontrasepsi
maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan kontrasepsi kepada calon dan
peserta KB yang dilakukan dalam fasilitas pelayanan KB.
8)
Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan
KB di luar fasilitas pelayanan adalah pemberian peayanan kontrasepsi kepada
calon dan peserta KB maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan
pelayanan kontrasepsi yang dilakukan di luar fasilitas pelayanan KB
(TKBK,Safari,Posyandu).
9)
Definisi fasilitas pelayanan KB:
Fasilitas pelayanan KB sederhana
adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal seorang paramedis atau
dan yang sudah mendapat latihan KB dan memberikan pelayanan: cara sederhana
(kondom,obat vaginal), pil KB,suntik KB, IUD bagi fasilitas pelayanan yang
mempunyai bidang yang telah mendapat pelatihan serta upaya penanggulangan efek
samping, komplikasi ringan dan upaya rujukannya.
Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter umum yang telah mendapat pelatihan dan memberikan
pelayanan: cara sederhana, suntik KB, IUD bagi dokter atau bidan yang telah
mendapat pelatihan, implant bagi dokter yang telah mendapat pelatihan, kontap
pria bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap pria.
Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis bedah/dokter
umum yang telah mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana,
pil KB, suntik KB, IUD, pemasangan dan pencabutan implant, kontap pria, kontap
wanita bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.
Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang
dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti pelatihan
penanggulangan infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah
mengikuti pelatihan pengaggulangan infertilitas dan rekanalisasi serta
memberikan pelayanan semua jenis kontrasepsi ditambah dengan pelayanan
rekanalisasi dan penanggulangan infertilitas.
a.
Status fasilitas pelayanan KB adalah status
kepemilikan pengelolaan fasilitas pelayanan KB yang dikelompokkan dalam 4
(empat) status kepemilikan yaitu: Depkes, ABRI, Swasta serta instansi
pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.
b.
Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan
oleh petugas medis atau paramedik dalam bentuk percakapan individual dalam
usaha untuk membantu PUS guna meningkatkan kemampuan dalam memilih pengunaan
metode kontrasepsi serta memantapkan penggunaan kontrasepsi yang telah dipilih.
c.
Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling
yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada calon peserta KB yang
akhirnya menjadi peserta KB baru pada saat itu.
d.
Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling
yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedik kepada peserta KB untuk
memantapkan penggunaan kontrasepsi.
e.
Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan
dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi.
f.
Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah
kelainan dan atau gangguan kesehatan penggunaan kontrasepsi yang penanganannya
tidak memerlukan rawat inap.
g.
Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah
kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi yang
penanganannya memerlukan rawat inap.
h.
Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada
peserta KB.
D. Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register, dan Formulir.
1. Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)
·
Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran
pertama bagi klinik KB baru dan pendaftaran ulang semua klinik KB.
·
Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun
anggaran (bulan maret setiap tahun). Kartu ini berisi infomasi tentang
identitas klinik KB, jumlah tenaga, dan sarana klinik KB serta jumlah desa di
wilayah kerja klinik KB yang bersangkutan.
2. Kartu Tanda Akseptor KB
Mandiri (K/I/B/89)
·
Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda
bukti bagi setiap peserta KB. Kartu ini diberikan terutama kepada peserta KB
baru baik dari pelayanan KB jalur pemerintah maupun swasta (dokter/bidan
praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB swasta). Pada jalur pelayanan
pemerintah, kartu ini merupakan sarana untuk memudahkan mencari kartu status
peserta KB (K/IV/KB/85). Kartu ini merupakan sumber informasi bagi PPKBD/Sub
PPKB tentang kesertaan anggota binaannya di dalam berKB.
3. Kartu Status Peserta KB
(K/IV/KB/85)
o Dibuat
bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu peserta KB baru dan peserta KB lama
pindahan dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain.
§
Kartu ini berfungsi untuk mencatat ciri-ciri
akseptor hasil pemeriksaan klinik KB dan kunjungan ulangan peserta KB.
4. Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)
·
Dipergunakan untuk mencatat semua hasil
pelayanan kontrasepsi kepada semua peserta KB setiap hari pelayanan.
·
Tujuan penggunaan register ini adalah untuk
memudahkan petugas klinik KB dalam membuat laporan pada akhir bulan.
5. Register Alat-alat
Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)
·
Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan
pengeluaran (mutasi) alat-alat kontrasepsi di klinik KB.
·
Tujuan adalah untuk memudahkan membuat laporan
tentang alat kontrasepsi setiap akhir bulan.
6. Laporan Bulanan Klinik KB
(F/II/KB/90)
Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan
- 1 lembar untuk Unit Pelaksana Ka
E. Cara Pengisian Kartu, Register dan Formulir
1. Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga
Berencana (K/O/KB/85)
Penjelasan
umum
a.
Kartu ini digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran
pertama dan pendaftaran ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan
setiap akhir tahun anggaran (bulan Maret setiap tahun). Kartu ini berisi
informasi tentang identitas klinik, tenaga dan saran klinik KB yang
bersangkutan.
b.
Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan
tambahan lembar ”khusus” pada lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke
BKBN pusat.
c.
Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB
yang bersangkutan.
d.
Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing –
masing dikirim :
-
1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah
kanan dari lembar pertama untuk BKBN pusat di Jakarta.
-
1 lembar untuk BKBN propinsi
-
1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi
-
1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya
Halaman depan
terdiri dari dua bagian yaitu:
a)
Bagian sebelah kiri, untuk mencatat cir-ciri
peserta KB. Bagian ini terutama dimaksudkan untuk mencatat cir-ciri setiap
peserta KB baik peserta KB baru maupun peserta KB pindahan dari klinik
KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.
Data dibagian ini sangat diperlukan apabila suatu saat
untuk mengetahui ciri-ciri akseptor KB secara Nasional maupun tingkat wilayah
lainya.
b)
Bagian sebelah kanan, untuk mencatat hasi-hasil
pemeriksaan klinik.
c)
Petugas klinik KB yang melakukan pengisisan
K/IV/KV/85 membutuhkan tanda tangan dan nama terang pada K/IV/KV/85 di tempat
yang telah disediakan.
2. Register Alat-alat Kontrasepsi KB
(R/II/KB/85)
Penjelasan
Umum
a.
Register ini dibuat dengan tujuan untuk
mempermudah petugas klinik KB memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9),
khususnya untuk bagian tabel V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB”
b.
Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan
engeluaran kontrasepsi dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi
ini.
c.
Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran
kontrasepsi pada satu tanggal tertentu. Pada hari/tanggal berikutnya,
pengeluaran/pemasukan dicatat pada hari/tanggal berikutnya, emikian seterusnya
untuk setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.
d.
Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari
satu bulan yang bersangkutan dilakukan penjumlahan untuk penerimaan dan
pengeluaran alat kontrasepsi selama satu bulan.
e.
Disamping, kedalam register ini dituliskan pula
siss(stock) alat-alat kontrasepsi yang ada diklinik KB pada akhir bulan.
f.
Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya
pencatatan dilakukan pada lembar (halaman) baru.
3. Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencan
(F/II/KB/90)
Penjelasan
Umum
a.
Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas
klinik KB sebulan sekali, yaitu pada setiap akhir bulan kegiatan pelayanan
kontrasepsi di klinik KB.
b.
Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk
melaporkan kegiatan pelayanan kontrasepsi dan haasilnya, yaitu pelayanan ole
klinik KB(di dalam dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub PPKBD diwilayah binaan
klinik KB yang bersangkutan.
c.
Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh
pimpinan klinik KB atau petugas yang ditunjuk.
d.
Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap
5(lima), yaitu:
-
1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat
-
1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota
Madya
-
1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksanatingkat
Kabupaten Kota Madya
-
1 (satu) lembar dikirim ke Camat
-
1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB
yang bersangkutan
Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke BKKBN Pusat (Minat Biro
Pencatatan dan Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau amplop khusus tanpa
dibubuhi perangko dan sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan
berikutnya.
Pengisian laporan bulanan klinik kB ini didasarkan pada data yang
terdapat dalam :
-
Register klinik KB (R/I/KB/89)
-
Register alat kontrasepsi KB (R/I/KB/85)
-
Laporan bulanan PLKB (F/I/PLKB/90)
-
Laporan-laporan serta catatan-catatan lainya.
4. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB
(REK/F/II/89)
Penjelasan
Umum.
a)
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB
(REK/F/II/KB/89) ini dibuat sebuan sekali, yaiu pada awal bulan berikutna dari
bulan laporan. Tujuannya untuk meaporkan seluruh kegiatan pelayanan KB dan
hasilnya dari seluruh klinik KB yang berada di suatu wilayah
kabupaten/kotamadya pada satu bulan laporan.
b)
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB inidibuat
oleh BKKBN Kabupaten/Kotamadya dalam rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada:
-
1 (satu) lembar untuk BKKBN Propinsi.
-
1 (satu) lembar untuk Unit Pelayanan KB
Departemen Kesehatan Tingkat Kabupaten/Kotamadya.
-
1 (satu) lembar untuk arsip.
c) Rekapitulasi
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB ini harus sudah dikirimkan ke
BKKBN Propinsi yang bersankutan selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya
dari bulan laporan.
Lembar rekapitulasi ini ditandatangani oleh Kepala BKKBN Kabupaten/Kotamadya
yang bersangkutan.
F. Sistem pencatatan dan pelaporan Pelayanan Kontrasepsi.
Pencatatan dan pelaporan Pelayanan
Kontrasepsi Program KB ditujukan kepada kegiatan dan hasil kegiatan operasional
yang meliputi:
-
Kegiatan Pelayanan Kobtrasepsi
-
Hasil Kegiatan Pelayanan Kontrasepsi baik di
Klinik KB maupun di Dokter/bidan Praktek Swasta
-
Pencatatan keadaan alat-alat kontrasepsi di
klinik KB
G. Mekanisme pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi.
System pencatatan dan pelaporan
pelayanan kontrasepsi, diharapkan dapat menyediakan berbagai data dan informasi
pelayanan kontrasepsi diseluruh wilayah sampai tingkat kecamatan dan desa.
Adapun mekanisme pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi sebagai
berikut:
1.
Pada waktu mendaftar untuk pembukaan klinik KB
dan pendaftaran ulang setiap bulan Januari, smua klinik KB mengisi Kartu
Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/OO)
2.
Setiap peserrta KB baru dan pindahahn dibuat
Kartu Status peserta KB (K/IV/KB/00) yang antara lain memuat cirri-ciri peserta
KB bersangkutan. Kartu ini disimpan di klinik dan digunakan waktu kunjungan
ulang.
3.
Setiap peserta KB baru atau pindahan dari klinik
KB dibuat Kartu Pesreta KB (K/I/KB/00)
4.
Setiap pelayanan KB di klinik KB, dicatat dalam
Register klinik KB (R/I/KB/00) dan pada akhir bulan dijumlahkan, karena
register ini merupakan sumber data untuk membuat laporan bulanan klinik
5.
Setiap penerimaan dan pengeliaran jenis alat
kontrasepsi oleh klinik dicatat dalam Register Alat kontrasepsi KB (R/II/OO),
setiap akhir bulan dijumlahkan sebagai sumber membuat laporan bulanan
6.
Pelayanan KB yang dilakukan oleh Dr/Bidan
praktek swasta setiap hari dicatat dalam buku hasil prlayanan kontrasepsi pada
Dokter/Bidan Swasta (B/I/DBS/00). Setiap akhir bulan dijumlahkan dan merupakan
sumber data dalam membuat laporan nulanan petugas penghubung DBS/PBS
7.
Setiap bulan PKB/PLKB tatu petugas yang ditunjuk
sebagai petugas oenghubung dokter/bidan praktek swasta membuat laporan bulanan
ini merupakan sumber data untuk pengisian laporan bulanan klinik KB.
8.
Setiap bulan, petugas klinik KB membuat laporan
klinik KB (F/II/KB/000) yang datanya diambil dari Register Hasil Pelayanan di
klinik KB (R/KB/00) Laporan bulanan petugas Penghubung Dokter/Bidan Praktek
Swasta (F/I/PH/-DBS/00) dan Register Alat Kontrasepsi Klinik KB (R/II/KB/00).
Arus Laporan
Pelayanan Informasi adalah sebagai berikut:
a.
Kartu pembinaan klinik KB (KB/0/KB/00) dibuat
oleh klinik KB rangkap 2 (dua). 1 lembar untuk kantor BKKBN kabupaten/kota yang
dikirim selambat-lambatnya tanggal 7 februari setiap bulan ke kantor BKKBN
kabupaten/kota dan arsip
b.
Laporan bulanan petugas penghubung hasil
pelayanan kontrsepsi oleh dokter/bidan praktek swasta dalam rnagkap 2 (dua).
Dikirim selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya ke klinik bidan induk di
wilayah kerjanya dan arsip.
c.
Laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/00) dibuat
oleh klinik KB dalam rangkap 4 (empat) dikirim selambat-lambatnya pada tanggal
7 bulan berikutnya, masing-masing ke kantor BKKBN kabupaten/kota, mitra kerja
tingkat II, kantor Camat dan Arsip.
d.
Rekapitulasi kartu pendaftaran klinik KB Tingkat
Kabupaten/lota (RekKab.k/0/KB/00), dibuat rangkap 2 (dua) oleh kantor BKKBN
kabupaten/kota dan dikirim selambat-lambatnya pada tanggal 14 februari setiap
tahun, masing-masing ke kanwil BKKBN Kabupaten Propinsi dan Arsip.
e.
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB Tingkat
kabupaten/kota (Rek-Kab/F/KB/00) dibuat
2 (dua) rangkap setiap bulan oleh kantor BKKBN kabupaten/kota dikirim
selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya ke kanwil BKKBN Propinsi dan
Arsip.
f.
Rekapitulasi Kartu pendaftaran klinik KB tingkat
propinsi (Rek-prop.K/0/KB/00) dibuat rangkap 2 (dua) oleh kanwil BKKBN propinsi
dan dikirim selambat-lambatnya tanggal 21 februari setiap tahun ke BKKBN pusat
dan Arsip.
g.
Rekapitulasi laporan bulanan klinik KB tingkat
propinsi (Rek.prop./F/KB/00) dibuat rangkap 2 (dua) oleh kanwil BKKBN propinsi
dan dikirim selambat-lambatnya tanggak 15 bulan berikutnya ke BKKBN Pusat dan
Arsip.
h.
BKKBN propinsi (bidang informasi keluarga dan
analisa program) setiap bulan menyampaikan laporan umpan balik ke kantor BKKBN
pusat, ke kanwil BKKBN, kabupaten dan mitra kerja tingkat I.
i.
BKKBN Pusat (Direktorat Pelaporan dan Statistik)
setiap bulan menyampaikan umpan balik kepda semua pimpinan di jajaran BKKBN
Pusat, ke kanwil BKKBN, propinsi dan Mitra kerja Tingkat Pusat
H. Monitoring dan Evaluasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan
Kontrasepsi
Dalam pelaksanaan system pencatatan dan pelaporan kontrasepsi masih
dirasakan adanya kelebihan dan kekurangan, sehingga perlu selalu dilakukan
monitoring dan evaluasi. Melalui system pencatatan dan pelaporan pelayanan
kontrsepsi dari hasil monitoring dan evaluasi tersebut dapat diketahui hambatan
dan permasalahan yang timbul, sehingga dapat dilakukan perbaikan kegiatan
system pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi.
1. Cakupan laporan
Dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap cakupan laporan
meliputi jumlah, ketepatan waktu data yang dilaporkan, mulai dari tingkat ini
lapangan sampai tingkat pusat.
2. Kualitas data
Dalam melakukan evaluasi terhadap kualitas data pencatatan dan
pelaporan pelayanan kontrasepsi perlu dilihat bagaimana masukan laporan, baik
laporan bulanan maupun laporan tahuna
serta bagamana informasi yang disajikan setiap bulan atau tahunan. Dalam
hal ini sering/dapat terjadi laporan mengalami keterlambatan dan cakupannya
belum dapat optimal maupun kualitas dan kuantitas datanya serta informasi yang
disampaikan belum optimal. Keterlambatan penyajian data informasi setiap
bulannya dapat disebabkan oleh proses pengumpulan data laporannya terlambat
serta banyaknya kesalahan pengelolahan
ke bawah dan ke samping sehingga memperlambat proses pengelolahannya.
3. Tenaga
Dalam melakukan evaluasi terhadap tenaga pencatatan dan pelaporan
pelayanan kontrasepsi, hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu
ketersediaan/jumlah tenaga dan kualitas tenaga:
a.
Ketersediaan/jumlah tenaga
Bagaiman
kondisi jumlah tenaga RR klinik yang melakuka pencatatan pelaporan pelayanan
kontrasepsi
b.
Kualitas tenaga
Apakah petugas RR klinik sudah mengikuti pelatihan RR
4. Sarana
Dalam melakukan evaluasi terhadap sarana, perlu dilihat bagaimana
sarana, perlu dilihat bagaimana sarana pendukung kelancaran pelaksanaan
pencatatan dan pelaporan diantaranya:
·
Ketersedian formulir dan kartu
·
Ketersedian Buku Petunjuk Teknis pencatatan dan
pelaporan pelayanan kontrasepsi
·
Ketersediaan faksimili untuk seluruh
kabupaten/kota untuk kecepatan pelaporan
·
Ketersedian computer sampai dengan tingkat
kabupaten/kota
I. Pendokumentasian Rujukan KB
Tujuan system rujukan disini adalah untuk meningkatkan mutu, cakupan
dan efisiensi pelaksanaan pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu.
Perhatian khusus terutama ditujukan umtuk menunjang upaya penurunan angka
kejadian efek samping, komplikasi dan kegagalan penggunaan kontrasepsi.
System rujukan upaya kesehatan adalah suatu system jaringan fasilitas
pelayanan kesehatan adalah suatu system jaringan fasilitas pelayanan kesehatan
yang memungkinkan terjadinya penyerahan tanggung jawab secara timbal balik atas masalah yang timbul, baik secara
vertical maupun secara horizontal kepada fasilitas pelayanan yang lebih
kompeten, terjangkau dan rasional. Tidak dibatasi oleh wilayah adsministrasi.
Dengan pengertian tersebut, maka merujuk berarti meminta pertolongan secara
timbal balik kepada fasilitas pelayanan yang lebih kompeten dengan tujuan untuk
penanggulangan masalah yang sedang dihadapi.
J. Tata Laksana
Rujukan Medik
dapat berlangsung:
1.
Internal antar petugas di satu puskesmas
2.
Antara puskesmas
pembantu dan puskesmas
3.
Antara masyarakat dan puskesmas
4.
Anatara satu puskesmas dan puskesmas lain
5.
Antara puskesmas dan rumah sakit, laboratorium
atau fasilitas pelayanan kesehatan lainnya
6.
Internal antara bagian/unit palayanan di dalam
satu rumah sakit
7.
Antar rumah sakit, laboratorium atau fasilitas
pelayanan lain dan rumah sakit laboratorium atau pelayanan fasilitas yang lain.
Rangkaian jaringan fasilitas pelayanan kesehatan dalam system rujukan
tersebut berjenjang dari yang paling sederhana di tingkat keluarga sampai
satuan fasilitas pelayanan kesehatan nasional denga dasar pemikiran rujukan
ditujukan secara timbal balik kesatuan pelayanan yang lebih kompeten,
terjangkau, dan rasional serta tanpa dibatasi oleh wilayah administrasi.
Rujukan bukan berati melepaskan tanggung jawab dengan menyerahkan
klien-klien ke fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, akan tetapi karena
kondisi klien yang mengaharuskan pemberian pelayanan yang lebih kompeten dan
bermutu melalui upaya rujukan. Untuk itu dalam melaksanakan rujukan harus telah
pula diberikan:
a.
Konseling tentangkondisi klien yang menyebabkan
memerlukan rujukan
b.
Konseling tentang kondisi yang diharapka
diperoleh di tempat rujukan
c.
Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan
tempat rujukan dituju
d.
Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan
yang dituju mengenai kondisi klien saat ini riwayat sebelumnya serta
upaya/tindakan yang telah diberikan
e.
Bila perlu berikan upaya mempertahankan keadaan
umum klien
f.
Bila perlu, karena kondisi klien, dalam
perjalanan menuju tenpat rujukan harus didampingi perawat/bidan
g.
Menghubungi fasilitas pelayanan tempat rujukan
dituju agar memungkin segera menerima rujukan klien
Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima rujukan, setelah memberi
upaya penangulanggan dan kondisi klien telah
memungkinkan, harus segera mengembalikan klien ketempat fasilitas pelayanan
asalnya dengan terlebih dahulu memberikan :
a.
Konseling tentang kondisi klien sebelum dan
sesudah diberi upaya penanggulangan
b.
Nasehat yang perlu diperhatikan klien mengenai
kelanjutan penggunaan kontrasepsi
c.
Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan
yang merujuk mengenai kondisi klien berikut upaya penaggulangan yang telah
diberikan serta sasaran upaya pelayanan lanjutan yang harus dilaksanakan,
terutama tentang penggunaan kontrasepsi.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan
merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh
fasilitas pelayanan KB.
Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelayanan
kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB baik berupa pemberian atau pemasangan
kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan
kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik calon maupun peserta KB.
Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi
Gerakan Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap
petugas dan pelaksana KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan
pengertian dari istilah-istilah yang dipergunakan serta mengetahui dan memahami
berbagai jenis dan fungsi instrument-instrumen pencatatan dan pelaporan yang
dipergunakan, cara-cara pengisiannya serta mekanisme dan arus pencatatan dan
pelaporan tersebut.
Tujuan system rujukan disini adalah untuk meningkatkan mutu, cakupan
dan efisiensi pelaksanaan pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu.
Perhatian khusus terutama ditujukan umtuk menunjang upaya penurunan angka
kejadian efek samping, komplikasi dan kegagalan penggunaan kontrasepsi.
System rujukan upaya kesehatan adalah suatu system jaringan fasilitas
pelayanan kesehatan adalah suatu system jaringan fasilitas pelayanan kesehatan
yang memungkinkan terjadinya penyerahan tanggung jawab secara timbal balik atas masalah yang timbul, baik secara
vertical maupun secara horizontal kepada fasilitas pelayanan yang lebih
kompeten, terjangkau dan rasional.
DAFTAR PUSTAKA
Affandi B, Suryono S.I. Santoso, Ivanna Theresia S: Pelayanan IUD
Pascaplasenta di RSUP Cipto Mangunkusumo. Disampaikan pada workshop Peningkatan
Manajemen Pelayanan KB di Rumah Sakit, BKKBN, Bandung,6-8 Mei 2010
Hartanto Hanafi. 2002. Keluarga Berencana Dan Kontrasepsi. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan
Di akses dari: http://princeskalem.blogspot.co.id/2012/05/pendokumentasian-pelayanan-kb.html
Pada Tanggal 26 Oktober 2016
Diakses dari :
Pada Tanggal 26 Oktober 2016