MAKALAH ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TINGKAT PUSKESMAS
PENCATATAN DAN PELAPORAN IMUNISASI
PUSKESMAS RANTAU KELOYANG
TAHUN 2016


DISUSUN OLEH
SRI HARTATI

DOSEN  PEMBIMBING
SAMSUL BAHRI, M.PH

AKADEMI KEBIDANAN AMANAH
AKBID AMANAH MUARA BUNGO
T.A  2016/2017

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul “ Sistem Dan Pencatatan Pelayanan Imunisasi Tahun 2016”
Makalah ini merupakan tugas dari mata kuliah keluarga berencana, dalam penyusunan makalah kami mendapatkan bantuan dan sumbangan saran dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini kami ingin mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pembimbing Samsul Bahri, M.PH Serta rekan-rekan semua yang sudah membantu kami dalam penyusunan makalah ini
Dalam pembuatan makalah ini kami menyadari masih banyak kekurangan, sehingga kami mengharapkan sumbang saran yang membangun. Semoga makalah ini bermanfaat bagi mahasiswi Akademi Kebidanan Amanah Muara Bungo.

Muara Bungo, 28 Oktober 2016
Penulis


DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..............................................................................      i
DAFTAR ISI..............................................................................................      ii
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................      1
A. Latar Belakang..........................................................................      1
B. Rumusan Masalah.....................................................................      2
C. Tujuan Penelitian.......................................................................      3
D.  Manfaat Penelitian...................................................................      3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................      4
A.  Pengertian Imunisasi................................................................      4
B. Pokok - pokok Kegiatan...........................................................      4
C. Mekanisme Penyelenggaraan Imunisasi Wajib.........................      5
a. Perencanaan........................................................................      5
b. Pengadaan Logistik, Distribusi, Penyimpanan...................      6
c. Tenaga Pengelola................................................................      6
d. Pelaksanaan Pelayanan Imunisasi Wajib............................      9
e. Pemantauan dan Evaluasi ..................................................      12
D. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Bulanan Imunisasi...............      16
E. Standar Imunisasi......................................................................      21
BAB III PENUTUP...................................................................................      25
A. Kesimpulan...............................................................................      25
B. Saran.........................................................................................      25
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................      26

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pencatatan dan pelaporan dalam program imunisasi memegang peranan penting dan sangat menentukan, selain menunjang pelayanan imunisasi juga menjadi dasar untuk membuat keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan maupun evaluasi. Petugas mengompilasikan data sasaran tersebut ke dalam buku pencatatan hasil imunisasi bayi dan ibu. Status imunisasi juga dicatat dalam buku Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) yang dibawa oleh sasaran, rekam medis, dan/atau kohort (Depkes RI, 2013). Pencatatan dan pelaporan imunisasi sangat ditentukan oleh kinerja bidan dalam melaksanakan tugas pokoknya. Berdasarkan tugas pokok bidan diketahui bahwa bidan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai pemberi pelayanan kesehatan ibu dan anak seperti memberikan pelayanan imunisasi dasar balita, melakukan pemantauan tumbuh kembang balita dan melakukan pencatatan pelaporan (Depkes RI, 2012). Meskipun pencapaian imunisasi dari tahun ke tahun telah menunjukkan hasil yang menggembirakan tetapi masih sering terjadi kejadian luar biasa penyakit Campak di beberapa daerah. Hal ini menunjukkan cakupan perlu mendapatkan perhatian, baik dari segi efikasi vaksin maupun dari segi pencatatan dan pelaporan kegiatan (Depkes RI, 2005).
Hasil kegiatan imunisasi di Kabupaten   yang dilaksanakan di posyandu ini dicatat di Buku KIA, helper book (SIP), helper card, dan kohort bayi. Data imunisasi pada kohort bayi dan buku KIA diisi oleh bidan, sedangkan pada helper book dan helper card pengisian dilakukan oleh kader dengan pengawasan oleh bidan. Buku KIA merupakan sumber data yang lebih akurat yang dicatat oleh bidan. Dengan timbulnya PD3I di Kabupaten   yang terus meningkat, maka Dinas Kesehatan Kabupaten   tahun 2010 mengadakan evaluasi dengan data primer, yaitu survey cakupan (coverage survey). Hasil dari pencatatan dan pelaporan imunisasi di Kabupaten   yaitu terdapat data sasaran bayi yang mendapat imunisasi yang terlaporkan hanya 66,7%. Dari data imunisasi bayi yang terlaporkan tersebut diketahui bahwa hanya 11,4% yang memiliki kesamaan data yang dicatat pada register kohort bayi dengan yang tercatat di buku KIA. Sebanyak 55,3% data yang tercatat di register kohort bayi dengan yang tercatat di buku KIA tidak sama (Dinkes  , 2011).
Program imunisasi yang sudah berjalan di Indonesia tentunya harus didukung oleh pencatatan dan pelaporan yang baik, tetapi kenyataan yang ada bahwa pencatatan dan pelaporan ini masih kurang maksimal pelaksanaannya. Terlihat dari data yang ada di Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Berdasarkan surat dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, No.443.32/4629/101.2/2014, perihal umpan balik pencapaian program imunisasi periode Januari sampai Maret tahun 2014. Bersumber dari laporan website serta hasil supervisi fasilitatif dan Data Quality Self Assement (DQS) dihasilkan bahwa di 11 Kabupaten/ Kota termasuk kabupaten   atau 33 puskesmas terdapat 8,13% laporan yang akurat, 68,56% over reported, dan 23,31% under reported antara laporan bersumber website dengan sumber pencatatan dan pelaporan imunisasi (kohort bayi) (Dinkes  ,2014)
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa kinerja bidan dalam mematuhi standar pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi dapat diperhatikan melalui variabel individu, variabel psikologis dan variabel organisasi untuk mengetahui faktor apa sajakah yang menjadikan kinerja itu sendiri tidak berjalan sesuai standar yang sudah ditetapkan. Oleh karena itu peneliti menganalisis faktor yang berhubungan dengan kinerja bidan terhadap pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi di puskesmas   Silo 1, dan Silo 2, Bangsalsari, Sumberbaru, Kabupaten  .

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah penelitian ini adalah apa saja faktor yang berhubungan dengan kinerja bidan terhadap pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi di Puskesmas  .

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Menganalisis faktor yang berhubungan dengan kinerja bidan dalam pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi di Puskesmas.
2. Tujuan Khusus
a.    Menganalisis hubungan faktor kemampuan terhadap kinerja bidan dalam pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi di Puskesmas
b.    Menganalisis hubungan faktor supervisi terhadap kinerja bidan dalam pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi di Puskesmas  
c.    Menganalisis hubungan motivasi terhadap kinerja bidan dalam pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi di Puskesmas   

D.  Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Secara   teoritis   hasil   penelitian   di   harapkan   dapat   menambah   dan mengembangkan khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang administrasi dan kebijakan kesehatan tentang kinerja bidan dalam pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi
2 Manfaat Praktis
Hasil penelitian dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten  untuk meningkatkan kinerja bidan dalam pencatatan imunisasi dan sebagai bahan informasi mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja bidan dalam pencatatan dan pelaporan hasil imunisasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A.  Pengertian Imunisasi
Imunisasi adalah suatu cara untuk menimbulkan atau meningkatkan kekebalan seseorang secara aktif terhadap suatu penyakit, sehingga bila kelak ia terpapar dengan penyakit tersebut tidak akan menderita penyakit tersebut. Imunisasi dasar adalah pemberian imunisasi awal untuk mencapai kadar kekebalan di atas ambang perlindungan. Imunisasi lanjutan adalah imunisasi ulangan untuk mempertahankan tingkat kekebalan di atas ambang perlindungan atau untuk memperpanjang masa perlindungan (Permenkes RI, 2013).

B. Pokok - pokok Kegiatan
Kegiatan imunisasi rutin adalah kegiatan imunisasi yang secara rutin dan terus-menerus harus dilaksanakan pada periode waktu yang telah ditetapkan. Berdasarkan kelompok usia sasaran, imunisasi rutin dibagi menjadi :
a.       Imunisasi rutin pada bayi
b.       Imunisasi rutin pada wanita usia subur
c.       Imunisasi rutin pada anaka sekolah
Pada kegiatan imunisasi rutin terdapat kegiatan - kegiatan yang bertujuan untuk melengkapi imunisasi rutin pada bayi dan wanita usia subur seperti kegiatan sweeping pada bayi dan kegiatan akselerasi Maternl Neonatal Tetanus Elimination (MNTE) pada WUS. Berdasarkan tempat pelayanan, imunisasi rutin dibagi menjadi :
a.         Pelayanan imunisasi di dalam gedung dilaksanakan di puskesmas, puskesmas pembantu, rumah sakit, rumah bersalin, dan polindes.
b.         Pelayanan imunisasi diluar gedung dilaksanakan di posyandu, kunjungan rumh dan sekolah.
c.         Pelayanan imunisasi rutin dapat juga dilakukan oleh swasta seperti, rumah sakit swasta, dokter praktik, bidan praktik (Kepmenkes, 2005)

C. Mekanisme Penyelenggaraan Imunisasi Wajib
a.    Perencanaan
Perencanaan harus disusun secara berjenjang mulai dari puskesmas, kabupaten/kota, provinsi dan pusat (bottom up). Perencanaan merupakan kegiatan yang sangat penting sehingga harus dilakukan secara benar oleh petugas yang profesional. Kekurangan dalam perencanaan akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan program, tidak tercapainya target kegiatan, serta hilangnya kepercayaan masyarakat.
Perencanaan imunisasi wajib, meliputi :
1)  Penentuan Sasaran
Penentuan sasaran imunisasi rutin merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting karena menjadi dasar dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi program. Jumlah bayi baru lahir dihitung/ditentukan berdasarkan angka yang dikeluarkan oleh Badan Pusat Statistik (BPS) atau sumber resmi yang lain. Dapat juga dihitung dengan rumus CBR dikalikan jumlah penduduk. Sasaran ini digunakan untuk menghitung imunisasi Hepatitis B-0, BCG dan Polio 1.
Bayi = CBR X Jumlah Penduduk
Jumlah bayi yang bertahan hidup (Surviving Infant) dihitung/ditentukan berdasarkan jumlah bayi baru lahir dikurangi dengan jumlah kematian bayi yang didapat dari Infant Mortality Rate (JMR) dikalikan dengan jumlah bayi baru lahir. Sasaran ini digunakan untuk menghitung imunisasi yang diberikan pada bayi usia 2-11 bulan.

Surviving Infant (SI) = Jumlah bayi - (IMR x Jumlah bayi)

Jumlah batita dihitung/ditentukan berdasarkan jumlah Surviving infant (SI). 2)   Perencanaan Kebutuhan Logistik
Logistik imunisasi terdiri dari vaksin, Auto Disable Syringe dan safety box. Ketiga kebutuhan tersebut harus direncanakan secara bersamaan dalam jumlah yang berimbang (system bundling).
b. Pengadaan Logistik, Distribusi, Penyimpanan
1)        Pengadaan Logistik
Pengadaan vaksin untuk imunisasi wajib dilakukan oleh Pemerintah. Untuk mengatasi keadaan tertentu (Kejadian Luar Biasa, bencana) pengadaan vaksin dapat dilakukan bekerja sama dengan mitra. Pemerintah daerah kabupaten/kota bertanggung jawab terhadap pengadaan Auto Disable Syringe, safety box, peralatan coldchain, emergency kit dan dokumen pencatatan status imunisasi sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan daerah.
2)        Pendistribusian
Pemerintah bertanggung jawab dalam pendistribusian logistik sampai ketingkat provinsi. Pendistribusian selanjutnya merupakan tanggung jawab pemerintah daerah secara berjenjang dengan mekanisme diantar oleh level yang lebih atas atau diambil oleh level yang lebih bawah, tergantung kebijakan masing-masing daerah. Seluruh proses distribusi vaksin dari pusat sampai ketingkat pelayanan, harus mempertahankan kualitas vaksin tetap tinggi agar mampu memberikan kekebalan yang optimal kepada sasaran.
3)        Penyimpanan
Untuk menjaga kualitas vaksin tetap tinggi sejak diterima sampai didistribusikan ketingkat berikutnya (atau digunakan), vaksin harus selalu disimpan pada suhu yang telah ditetapkan

c. Tenaga Pengelola
Untuk terselenggaranya pelayanan imunisasi dan surveilans KIPI, maka setiap jenjang administrasi dan unit pelayanan dari Tingkat Pusat sampai Tingkat Puskesmas, harus memiliki jumlah dan jenis ketenagaan yang sesuai dengan standar, yaitu memenuhi persyaratan kewenangan profesi dan mendapatkan pelatihan kompetensi.
Jenis dan jumlah ketenagaan minimal yang harus tersedia di Tingkat Daerah adalah sebagai berikut :
1)        Puskesmas
a.  Puskesmas Induk
a)    1 orang koordinator imunisasi dan surveilans KTPI
b)   1 atau lebih pelaksana imunisasi (vaksinator)
c)    1 orang petugas pengelola vaksin
b. Puskesmas Pembantu
1 orang pelaksana imunisasi
c.  Polindes/ Poskesdes di desa siaga
1 orang pelaksana imunisasi
2)        Rumah sakit Pemerintah dan Swasta, RS, Bersalin
a)   1 orang pelaksana imunisasi dan surveilans KIPI
b)   1 orang petugas cold chain yang merangkap sebagai petugas RR
c)   1 orang petugas pengelola vaksin
3) Klinik dan Praktek swasta
1 orang petugas yang bertanggung jawab melaksanakan imunisasi, sebagai petugas cold chain serta melaksanakan pelaporan
4) Dinas kesehatan kabupaten/Kota
a.         1 orang pengelola program imunisasi dan surveilans KIPI
b.        1 orang pengelola cold chain
c.         1 orang petugas pengelola vaksin
5) Tenaga Pengelola Program Tingkat Provinsi
a.    1 orang pengelola program dan surveilans KIPI
b.    1 orang pengelola cold chain
c.    1 orang petugas pengelola vaksin
Untuk meningkatkan efektifitas program, pada tingkat kabupaten/kota dan provinsi  selain pengelola program  dianjurkan agar memiliki  staf lain yang mempunyai kemampuan untuk melaksanakan pembinaan (supervisi suportif, DQS dan EVSM) ke level di bawahnya.
Pelatihan merupakan salah satu upaya peningkatan pengetahuan, sikap dan keterampilan petugas dalam rangka meningkatkan kinerja dan kualitas petugas.
1)  Konsep Pelatihan
Konsep pelatihan dalam imunisasi, terdiri dari :
a)        Pendidikan/pelatihan sebelum bertugas (pre service training) dengan memasukkan mated imunisasi dalam pembelajaran/kurikulum Institusi pendidikan tenaga kesehatan (Fakultas Kedokteran, Keperawatan, FKM, Akper, Akbid, dan lain-lain).
b)        Pelatihan dalam tugas (in service training)
Dapat berupa aspek pemberian pelayanan imunisasi maupun aspek manajemen program Pelatihan dasar imunisasi (initial training in basic immunization).
c)        Pelatihan magang yaitu pelatihan bagi peserta yang pernah mengikuti pelatihan sebelumnya tetapi ditemukan kekurangan dalam hal hal tertentu. Petugas yang dilatih, diminta mengikuti kegiatan di unit lain dengan kinerja baik dan bekerja di bawah penyeliaan petugas di unit tempatnya magang. Materi yang diberikan diseleksi sesuai dengan inkompetensi yang ditemukan.
d)       Pelatihan penyegaran, yaitu pelatihan formal yang dilakukan terhadap peserta yang telah mengikuti pelatihan sebelumnya minimal 5 (lima) tahun atau ada materi baru yang memerlukan pemahaman.
e)        On the job training (pelatihan ditempat tugas)
Pelatihan untuk petugas yang telah mengikuti pelatihan sebelumnya tetapi masih ditemukan masalah dalam kinerjanya yang dapat diatasi dengan pembinaan pada saat supervisi.
f)         Pelatihan lanjutan (continued training/advanced training)
Pelatihan untuk mendapatkan pengetahuan dan keterampilan program pada tingkatan/level yang lebih tinggi. Materi berbeda dengan pelatihan dasar. Pelatihan ini memberikan peluang bagi para pengelola program untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya. Disamping itu, pelatihan ini memberikan pengayaan bagi program.
2)  Pengembangan Pelatihan
Pelatihan petugas imunisasi menggunakan pendekatan CBT (Competency- Based Training). Kegiatan imunisasi hanya dapat dilaksanakan oleh petugas imunisasi yang mempunyai latar belakang pendidikan medis atau keperawatan atau petugas kesehatan lain yang kompeten. Untuk meningkatkan pengetahuan dan/atau keterampilan pelatih dan petugas imunisasi perlu dilakukan pelatihan. Terhadap pelatih dan petugas yang telah mengikuti pelatihan diberikan sertifikat. Pelatihan harus dilaksanakan sesuai dengan modul. Pelatihan dapat diselenggarakan secara berjenjang oleh kementerian, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota dan/atau lembaga swasta.
Pelatihan teknis diberikan kepada petugas imunisasi di puskesmas, rumah sakit dan tempat pelayanan lain, serta petugas cold chain di semua tingkat. Pelatihan manajerial diberikan kepada para pengelola imunisasi dan supervisor di semua tingkat. Beberapa jenis pelatihan yang berkaitan dengan imunisasi antara lain:
a)    Pelatihan teknis petugas imunisasi puskesmas/rumah sakit
b)    Pelatihan teknis cold chain
c)    Pelatihan pengelola/imunisasi
d)   Pelatihan TOT
e)    Pelatihan khusus seperti KIPI, Imunologi dan lain-lain.

d. Pelaksanaan Pelayanan Imunisasi Wajib
Hal-hal yang penting saat pemberian imunisasi :
1)           Dosis, cara pemberian dan tempat pemberian imunisasi
Jenis vaksin
Dosis
Cara pemberian
Tempat
Hepatitis B
0,5ml
Intra muskuler
Paha
BCG
0,05ml
Intra kutan
Lengan kanan atas
Polio
2 tetes
Oral
Mulut
DPT-HB
0,5 ml
Intra muskuler
Paha untuk bayi
Campak
0,5 ml
Sub kutan
Lengan kiri



atas
2)           Interval pemberian
Jarak minimal antar dua pemberian imunisasi yang sama adalah 4 minggu. Tidak ada batas maksimal antar dua pemberian imunisasi.
3)      Tindakan antiseptik
Setiap petugas yang akan melakukan pemberian imunisasi harus mencuci tangan dengan sabub terlebih dahulu. Untuk membersihkan tempat suntikan digunakan kapas kering dengan melakukan sekali usapan pada tempat yang akan disuntik. Tidak dibenarkan menggunakan alkhohol untuk tindakan antiseptik.
4)      Kontra indikasi
Pada umumnya tidak terdapat kontra indikasi imunisasi untuk individu sehat kecuali untuk kelompok risiko. Pada setiap sediaan vaksin selalu yterdapat petunjuk dari produsen yang mencantumkan indikasi kontra serta perhatian khusus terhadap vaksin. Berdasarkan tempat pelayanan, imunisasi wajib dibagi menjadi : 1) Pelayanan imunisasi di dalam gedung (komponen statis) seperti puskesmas, puskesmas pembantu, rumah sakit, klinik, bidan praktek, dokter praktik. Untuk meningkatkan jangkauan pelayanan, imunisasi dapat diberikan melalui fasilitas Pemerintah maupun swasta, antara lain rumah sakit swasta, praktek dokter, praktek bidan Klinik swasta, balai imunisasi. Kebutuhan logistik untuk Unit Pelayanan Kesehatan Swasta/UPKS (vaksin dan pelarutnya, alat suntik/ADS, safety box) diperoleh dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melalui Puskesmas diwilayahnya. Kebutuhan logistik dihitung berdasarkan pemakaian rata-rata setiap bulan ditambah dengan 25% sebagai cadangan. Pemakaian logistik harus dilaporkan setiap bulan kepada Puskesmas setempat bersamaan dengan laporan cakupan pelayanan imunisasi. Laporan imunisasi dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan (dalam dalam buku KIA, rekam medis, dan/atau kohort).
Untuk pelayanan imunisasi pilihan (imunisasi MMR, Pneumococcus, Hepatitis A, HiB, dan sebagainya), diberikan mengikuti pedoman dari IDAI atau pedoman yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan. Peningkatan peran swasta dalam penyelenggaraan imunisasi serta terjaminnya kelancaran pelayanan imunisasi di unit pelayanan kesehatan swasta (UPKS) perlu dilakukan dengan meningkatkan jejaring pelayanan. Dinas kesehatan provinsi dan kabupaten/kota wajib melakukan pembinaan dan memfasilitasi semua pihak yang berperan dalam jejaring tersebut, antara lain menyediakan pedoman, melaksanakan pelatihan, menyediakan logistik, membantu manajemen data, menyediakan standar format untuk pencatatan dan pelaporan, menjaga komunikasi diantara para-pihak, melakukan pembinaan, melakukan pemantauan dan evaluasi, serta memberi perlindungan hukum pada provider yang melaksanakan imunisasi sesuai dengan standar yang ditetapkan (sehubungan dengan kasus KIPI). Peran mitra swasta sebagai provider/pemberi pelayanan imunisasi adalah melengkapi peralatan pelayanan sesuai standar minimal, mencatat hasil pelayanan, pemakaian logistik dan KIPI, serta membuat pencatatan dan melaporkan cakupan. 2) Pelayanan imunisasi di luar gedung (komponen dinamis) seperti posyandu, di sekolah, atau melalui kunjungan rumah. Dalam pemberian imunisasi, harus diperhatikan kualitas vaksin, pemakaian alat suntik, dan hal-hal penting saat pemberian imunisasi (dosis, cara dan tempat pemberian, interval pemberian, tindakan antiseptik dan kontra indikasi). Hal yang harus diperhatikan, sebagai berikut:
a)         Kualitas vaksin
Seluruh vaksin yang akan digunakan dalam pelayanan imunisasi harus sudah memenuhi standard WHO serta memiliki Certificate of Release (CoR) yang dikeluarkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan.
b)         Pemakaian alat suntik
Untuk menghindarkan terjadinya penyebaran penyakit yang diakibatkan oleh penggunaan berulang alat suntik bekas, maka setiap pelayanan imunisasi harus menggunakan alat suntik yang akan mengalami kerusakan setelah sekali pemakaian (Auto Disable Syringe/ADS), baik untuk penyuntikan maupun pencampuran vaksin dengan pelarut. c)   Hal-hal yang penting saat pemberian imunisasi
1.        Dosis, cara pemberian dan tempat pemberian vaksin
2.        Interval pemberian, tindakan antiseptik, kontra indikasi

e. Pemantauan dan Evaluasi
1. Pemantauan
Salah satu fungsi penting dalam manajemen program adalah pemantauan. Dengan pemantauan kita dapat menjaga agar masing-masing kegiatan sejalan dengan ketentuan program. Ada beberapa alat pemantauan yang dimiliki:
a)         Pemantauan Wilayah Setempat (PWS)
Alat pemantauan ini berfungsi untuk meningkatkan cakupan, jadi sifatnya lebih memantau kuantitas program. Dipakai pertama kalinya di Indonesia pada tahun 1985 dan dikenal dengan nama Local Area Monitoring (LAM). LAM terbukti efektif kemudian diakui oleh WHO untuk diperkenalkan di negara lain. Grafik LAM kemudian disempurnakan menjadi yang kita kenal sekarang dengan Pemantauan Wilayah Setempat (PWS). Prinsip PWS, sebagai berikut:
1)        Memanfaatkan data yang ada: dari cakupan/laporan cakupan imunisasi.
2)        Menggunakan indikator sederhana tidak terlalu banyak.
3)        Dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan setempat.
4)        Teratur dan tepat waktu (setiap bulan)
a)         Teratur untuk menghindari hilangnya informasi penting.
b)        Tepat waktu agar tidak terlambat dalam mengambil keputusan.
5)        Lebih dimanfaatkan sendiri atau sebagai umpan balik untuk dapat mengambil tindakan daripada hanya dikirimkan sebagai laporan.
6)        Membuat grafik dan menganalisa data dengan menggunakan software PWS dalam program microsoft excel.
b)    Data Quality Self Assessment (DQS)
Data Quality Self-Assessment (DQS) terdiri dari suatu perangkat alat bantu yang mudah dilaksanakan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Dan dirancang untuk pengelola Imunisasi pada tingkat nasional, provinsi, atau kabupaten/kota untuk mengevaluasi aspek-aspek yang berbeda dari sistim pemantauan imunisasi di provinsi, kabupaten/kota dan tingkat puskesmas, dalam rangka untuk menentukan keakuratan laporan imunisasi, dan kualitas dari sistim pemantauan imunisasi.
DQS dimaksudkan untuk mendapatkan masalah-masalah melalui analisa dan mengarah pada peningkatan kinerja pemantauan kabupaten/kota dan data untuk perbaikan. DQS bertujuan untuk menilai kualitas dan kuantitas kinerja imunisasi dengan menilai alat pantau melalui pertanyaan-pertanyaan yang dimasukkan ke dalam "too/" DQS. Kualitas ditunjukkan dengan jaring laba-laba, kuantitas ditunjukkan dengan grafik batang. DQS dilakukan setiap tahun. oleh karena itu perhatian yang terus-menerus dapat diberikan untuk meningkatkan praktek pemantauan dan aktifitas menajemen imunisasi.
c)    Effective Vaccine Management (EVM)
EVM adalah suatu cara untuk melakukan penilaian terhadap manajemen penyimpanan vaksin, sehingga dapat mendorong suatu provinsi untuk memelihara dan melaksanakan manajemen dalam melindungi vaksin. EVM didasarkan pada prinsip jaga mutu. Kualitas vaksin hanya dapat dipertahankan jika produk disimpan dan ditangani dengan tepat mulai dari pembuatan hingga penggunaan. Manager dan penilai luar hanya dapat menetapkan bahwa kualitas terjaga bila rincian data arsip dijaga dan dapat dipercaya. Jika arsip tidak lengkap atau tidak akurat, sistem penilaian tidak dapat berjalan dengan baik. Sekalipun jika vaksin disimpan dan didistribusikan secara benar, sistem yang tidak dapat dinilai berarti tidak 'terjamin mutunya' dan tidak dapat dinilai sebagai 'memuaskan' dalam EVM.
d)   Supervisi Suportif
Supervisi merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan meliputi pemantauan, pembinaan, dan pemecahan masalah serta tindak lanjut. Kegiatan ini sangat berguna untuk melihat bagaimana program atau kegiatan dilaksanakan sesuai dengan standar dalam rangka menjamin tercapainya tujuan kegiatan imunisasi. Supervisi suportif didorong untuk dilakukan dengan terbuka, komunikasi dua arah dan membangun pendekatan tim yang memfasilitasi pemecahan masalah. Ini difokuskan pada pemantauan kinerja terhadap target, menggunakan data untuk mengambil keputusan dan di pantau oleh petugas untuk memastikan bahwa ilmu atau strategi yang baru tersebut dilaksanakan dengan baik. Kegiatan supervisi dapat dimanfaatkan pula untuk melaksanakan "on the job training" terhadap petugas di lapangan. Diharapkan dengan supervisi ini, dari waktu ke waktu, petugas akan menjadi lebih terampil baik segi teknis maupun manajerial. Supervisi diharapkan akan menimbulkan motivasi untuk meningkatkan kinerja petugas lapangan.
2. Evaluasi
Tujuan dari evaluasi adalah untuk mengetahui hasil ataupun proses kegiatan bila dibandingkan dengan target atau yang diharapkan. Beberapa macam kegiatan evaluasi dilakukan secara berkala dalam imunisasi. Berdasarkan sumber data, ada dua macam evaluasi:
a) Evaluasi dengan data sekunder
Dari angka-angka yang dikumpulkan oleh puskesmas selain dilaporkan perlu dianalisis. Bila cara menganalisisnya baik dan teratur, akan memberikan banyak informasi penting yang dapat menentukan kebijaksanaan program. Yang dievaluasi antara lain :
1)        Stok vaksin
Stok vaksin dilaporkan oleh petugas puskesmas, kabupaten dan provinsi ke tingkat yang di atasnya untuk pengambilan atau distribusi vaksin. Grafik dibuat menurut waktu, dapat dibandingkan dengan cakupan dan batas stok maksimum dan minimum untuk menilai kesiapan stok vaksin menghadapi kegiatan program. Data stok vaksin diambil dari kartu stok.
2)        Indeks pemakaian vaksin
Dari pencatatan stok vaksin setiap bulan diperoleh jumlah vial/ampul vaksin yang digunakan. Untuk mengetahui berapa rata-rata jumlah dosis diberikan untuk setiap vial/ampul, yang disebut indeks pemakaian vaksin (IP). Perhitungan IP dilakukan untuk setiap jenis vaksin.
3)        Suhu lemari es
Pencatatan suhu lemari es atau freezer dilakukan setiap hari pada grafik suhu yang tersedia untuk masing-masing unit. Pencatatan suhu dilakukan 2 kali setiap hari pagi dan sore hari. Dengan menambah catatan saat terjadinya peristiwa penting pada grafik tersebut, seperti sweeping, KLB, KIPI, penggantian suku cadang, grafik suhu ini akan menjadi sumber informasi penting.
4)        Cakupan per tahun
Untuk setiap antigen grafik cakupan per tahun dapat memberikan gambaran secara keseluruhan tentang adanya kecendrungan:
a.      Tingkat pencapaian cakupan imunisasi.
b.     Indikasi adanya masalah.
c.         Acuan untuk memperbaiki kebijaksanaan atau strategi yang perlu diambil untuk tahun berikutnya.
b)  Evaluasi dengan data primer
1)   Survei Cakupan {coverage survey)
Tujuan utama adalah untuk mengetahui tingkat cakupan imunisasi dan tujuan lainnya adalah untuk memperoleh informasi tentang distribusi umur saat diimunisasi, mutu pencatatan dan pelaporan, sebab kegagalan imunisasi dan tempat memperoleh imunisasi. Metodologi :
a.         Jumlah sample yang diperlukan 210 anak.
b.        Cara pengambilan sample adalah 30 cluster.
c.         Lokasi cluster ditentukan secara acak/ random, (2 stage cluster sampling).
d.        Untuk tiap cluster diperlukan 210/30 = 7 sample lihat petunjuk teknis survei cakupan.
e.         Periode cakupan yang akan di cross-check dengan survei ini menentukan umur responden.
f.         Alat yang digunakan kuesioner standar.
2) Survei Dampak
Tujuan utama adalah untuk menilai keberhasilan imunisasi terhadap penurunan morbiditas penyakit tertentu, misalnya:
a.         Pencapaian eliminasi tetanus neonatorum yang ditunjukkan oleh insidens rate <1 hidup.="" kelahiran="" p="">
b.        Pencapaian eradikasi polio yang ditunjukkan oleh insiden rate 0.
c.         Pencapaian reduksi mortalitas campak sebesar 90% dan morbidilitas sebesar 50% dari keadaan sebelum program.
Tujuan lainnya adalah untuk memperoleh gambaran epidemiologis PD3I seperti distribusi penyakit menurut umur, tempat tinggal dan faktor-faktor resiko.

D. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Bulanan Imunisasi
Pencatatan dan pelaporan dalam manajemen imunisasi wajib memegang peranan penting dan sangat menentukan. Selain menunjang pelayanan imunisasi juga menjadi dasar untuk membuat keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan maupun evaluasi. Pencatatan imunisasi meliputi :
1)      Tujuan Khusus
·      Tercatatnya semua data dari hasil kegiatan Puskesmas
·      Terlapornya data tersebut ke jenjang administrasi diatasnya
·      Terolahnya data tersebut menjadi informasi di Puskesmas dan jenjang administrasi diatasnya
·      Mantapnya pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas disemua jenjang administrasi
2)      Sasaran Imunisasi
Pencatatan bayi dan ibu hamil untuk persiapan pelayanan imunisasi meliputi nama. orang tua dan tanggal lahir. Petugas mengompilasikan data sasaran tersebut ke dalam buku pencatatan hasil imunisasi/ kohort bayi dan ibu. Status imunisasi juga dicatat dalam buku Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) yang dibawa oleh sasaran.
3)      Kerangka Konsep
a.       Input
b.      Pasien datang
c.       Daftar
d.      Output
e.       Poses
a)   LB 3
§  Laporan bulanan pemberantasan pecegahan penyakit (imunisasi)
§  StatusSDM : Pustu, Bides, Posyandu, Sekolah
b)   PSN Baru/LamaSarana yang digunakan :
·      Data EntriLaporan Pustu, Laporan BIDES
·      Register Imunisasi Puskesmas
c) Kartu
·      StatusDana yang digunakan berasal :
·      Dari dana operasional Puskesmas
d) Periksa/ImunisasiMetode yang digunakan :
·         Psn PulangData-data dari Pustu, BIDES,
·         Register Puskesmas setiap akhir bulannya
·         Umpan balik

4) Penjelasan
a.    Input
Komponen komponen input meliputi man, money, material dan methode, ke 4 kelompok tersebut
a)        Man : dapat diartikan sebagai pelaksana dari program imunisasi (terdiri dari pustu, bides, posyandu, dan sekolah)
b)        Money : dapat diartikan sebagai jumlah dana yang digunakan untuk dana oprasional PUSKESMAS baik yang didalam maupun diluar gadung
c)        Material : sarana yang digunakan untuk mengambil data contohnya laporan pustu, laporan bides, atau laporan posyandu.
d)       Methode : methode yang digunakan adalah dengan mengumpulkan data-data dari pustu, bides, puskesmas atau posyandu.
b. Proses
Pasien (ibu dan anak) yangdatang ke puskesmas harus mendaftar terlebih dahulu, disini pasienya diproses untuk dilihat apakah pasienya tersebut pasien baru atau lama, setelah itu pasien (bayi dan ibu) diperiksa (imunisasi) setelah itu pasienya pulang.
c. Out put
Laporan Bulanan Pemberantasan Pencegahan Penyakit (imunisasi)
a)        Imunisasi
1)        Bayi (0 – 11 bln) divaksinasi BCG adalah seluruh bayi 0 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi BCG oleh tenaga kesehatan didalam maupun diluar gedung pada bulan yang bersangkutan.
2)        Bayi (0 – 11 bln) divaksinasipolio 1 adalah seluruh bayi yang berumur 0 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi polio 1 oleh tenaga kesehatan didalam maupun diluar gedung.
3)        Bayi (3 – 11 bln) divaksinasi polio 2 agar seluruh bayi berumur 3 -11 bulan yang memperoleh pelayanan imunisasi polio 2 oleh tenaga kesehatan didalam maupun diluar gedung.
4)        Bayi (3 – 11 bln) divaksinasi polio 3 oleh seluruh bayi berumur 3 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi polio 3 oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung.
5)        Bayi ( 3 – 11 bln) yang tadi divaksinasi polio 4 agar seluruh bayi berumur 3 – 11 bln yang telah memperoleh pelayanan imunisasi polio 4 oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung.
6)        Bayi (0 – 7 hari) yang divaksinasi Hep B agar seluruh bayi berumur 0 – 7 hari yang telah memperoleh pelayanan imunisasi Hep B vniject oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung, Puskesmas.
7)        Bayi (7 hari – 1 bln) yang divaksinasi Hep B vniject agar seluruh bayi berumur 7 hari – I bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi Hep B vniject oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung, Puskesmas.
8)        Jumlah bayi (2 - 11 bln) divaksinasi DPT 2 agar selurh bayi berumur 2 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi DPT 2 oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung.
9)        Jumlah bayi (2 - 11 bln) divaksinasi DPT 2 agar selurh bayi berumur 2 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi DPT 2 oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung Puskesmas.
10)    Jumlah bayi (2 - 11 bln) divaksinasi DPT 3 agar selurh bayi berumur 9 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi DPT 3 oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung Puskesmas.
11)    Jumlah bayi (9 - 11 bln) divaksinasi campak agar selurh bayi berumur 9 – 11 bulan yang telah memperoleh pelayanan imunisasi campak oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung Puskesmas.
12)    Jumlah bumil (kehamilan 0 - 8 bln) divaksinasi TT agar selurh bumil berumur yang telah memperoleh pelayanan imunisasi TT oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung Puskesmas.
13)    Jumlah bumil (kehamilan 0 - 8 bln) divaksinasi TT­2 agar selurh bumil berumur yang telah memperoleh pelayanan imunisasi TT2 oleh tenaga kesehatan baik didalam maupun diluar gedung.
d.   Umpan Balik (saran)
1.        Diharapkan kepada pihak-pihak swasta yang telah melayani imunisasi agr setiap bulanya memberikan laporan imunisasi tepat pada waktunya.
2.        Perlunya peningkatan kesadaran masyarakat agar antusias dan mau melaksanakan program imunisasi ini.
5)   Hasil Cakupan Imunisasi
Pencatatan hasil imunisasi untuk bayi (BCG, DPT, Polio, Campak, Hepatitis B) dibuat oleh petugas imunisasi di buku kuning/kohort bayi. Satu buku biasanya untuk 1 desa. Untuk masing-masing bayi, imunisasi yang diberikan pada hari itu dicatat di buku KIA. Hasil kegiatan imunisasi yang dilaksanakan di posyandu ini dicatat di Buku KIA, helper book (SIP), helper card, dan kohort bayi.
Data imunisasi pada kohort bayi dan buku KIA diisi oleh bidan, sedangkan pada helper book dan helper card pengisian dilakukan oleh kader dengan pengawasan oleh bidan. Setelah data imunisasi dicatat di kohort bayi maka setia bulannya akan dilakukan pelaporan ke puskesmas dengan menggunakan software imunisasi (individual record). Pengisian data individual record ini dilakukan oleh bidan wilayah, atau koordinator imunisasi yang dibantu oleh bidan wilayah. Data yang dimasukkan ke individual record ini berasal dari data imunisasi yang tercatat dari kohort bayi. Koordinator imunisasi akan melaporkan individual record ini ke Dinas Kesehatan Kabupaten (Seksi P3PMK) setiap bulannya. Sehingga akan menghasilkan data imunisasi yang berkualitas dan akurat yang nantinya akan dipergunakan untuk tolok ukur dalam menilai status imunisasi. Individual record ini berisikan tentang nama bayi, tanggal lahir, nama orang tua, jenis kelamin bayi serta jenis imunisasi yang diberikan
Hasil pencatatan imunisasi yang dilakukan oleh setiap unit yang melakukan kegiatan imunisasi, mulai dari puskesmas pembantu, puskesmas, rumah sakit umum, balai imunisasi swasta, rumah sakit swasta, klinik swasta disampaikan kepada pengelola program masing-masing tingkat administrasi dan dilaporkan secara berjenjang ke tingkat atasnya sesuai waktu yang telah ditetapkan. Sebaliknya, umpan balik laporan dikirimkan secara berjenjang dari tingkat atas ke tingkat lebih bawah (Depkes RI, 2013)
Didapatkannya semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk puskesmas pembantu, puskesmas DPT, puskesmas keliling, bidan desa dan Posyandu) dan data lainnya yang berkaitan, serta dilaporkan data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, akurat, berkala, teratur guna menunjang pengolahan upaya kesehatan masyarakat.

E. Standar Imunisasi
Berdasarkan pedoman pemberian pelayanan imunisasi dimaksudkan sebagai acuan bagi para petugas di puskesmas dalam memberikan pelayanan imunisasi sesuai dengan standar (Direktoral Jenderal PP & PL, 2009)
SOP pelayanan imunisasi oleh petugas kesehatan di posyandu dan pelayanan luar gedung lainnya.
1)        Pelaksana : Vaksinator (Bidan)
2)        Penanggung j awab : Kepala Puskesmas
3)        Alat dan bahan :
a)         Alat transportasi dan kelengkapannya
b)        Buku kuning/ kohort bayi dan kohort ibu
c)         Alat tubs
d)        Vaccine carrier dan cool pack
e)         ADS 0,05 ml,0,5 ml, 5 ml dan safety box
f)         Vaksin dan pelarut, anafilaktik kit
g)        Sabun, kapas, kantong plastic dan air bersih
4)        Langkah-langkahnya:
a)         Sebelum pelayanan, pastikan kepada kader bahwa semua sasaran sudah mendapatkan informasi dan kesiapan pelaksanaan posyandu 30 menit sebelum ke posyandu, pastikan semua vaksin dan logistic (termasuk anafdaktik kit) dalam kondisi VVM A/B dan tidak kadaluarsa, jumlah sesuai sasaran serta siap untuk dibawa
b)        Jangan lupa membawa surat tugas dan buku pencatatan hasil imunisasi (buku kuning)
c)         Pastikan kesiapan kendaraan yang akan digunakan ke posyandu
d)        Setiba di posyandu, letakkan semua logistic ditempat yang aman
e)         Vaksin carrir harus diletakkan pada meja yang tidak terpapar sinar matahari langsung, disebelahnya diletakkan alat suntik, kapas, air hangat, format pencatatan dan anafdaktik kit. Letakkan safety box dan plastik sampah di bawah meja
f)         Cuci tangan dengan sabun setiap akan memberikan imunisasi
g)        Lakukan skrining setiap sasaran meliputi umur, riwayat imunisasi sebelumnya, KIPI yang pernah dialami, riwayat penyakit, keadaan kesehatan saat ini
5)        Tentukan dan informasikan kepada orang tuanya jenis dan manfaat imunisasi
6)        imunisasi yang akan diberikan saat ini Ambil vaksin yang akan diberikan dan pastikan kondisi VVM A/B, tidak beku dan tidak kadaluarsa k) Untuk imunisasi oral, ambil alat penetes, keluarkan dari plsatik kemasan, buang kemasan ke dalam plastik sampah
7)        Ambil alat suntik, pastikan bahwa tidak kadarluarsa, keluarkan dari plsatik kemasan, buang kemasan ke dalam plastik sampah
8)        Untuk vaksin yang membutuhkan pelarutan, larutkan vaksin sesuai dengan SOP persiapan vaksin n) Tusukkan jarum suntik kedalam botol vaksin pastikan ujung jarum selalu berada didalam cairan vaksin, sedot vaksin sesuai dengan dosis yang dibutuhkan
9)        Apabila terdapat gelembung pda alat suntik atau kelebihan dosis, buang gelembung atau kelebihan dosis yang ada tanpa mencabut jarum dari botol vaksin, lepaskan alat suntik dari botol vaksin
10)    Bersihkan lokasi penyuntikan dengan kapas basah, tunggu hingga kering
11)    Bersihkan vaksin sesuai dengan SOP cara pemberian vaksin
12)    Buang langsung alat suntik yang telah dugunakan tanpa menutupnya ke dalam safety box
13)    Berikan informasi kepada orang tua tentang kapan kunjungan berikutnya, dan kemungkinan efek samping yang akan dialami oleh anak sesudah imunisasi serta cara penanggulangannya
14)    Beritahu orang tua agar menunggu sekitar 30 menit di posyandu untuk
15)    memantau kemungkinan terjadinya efek samping
16)    Catat hasil imunisasi sesuai dengan kolom yang tersedia pada buku kohort bayi/ ibu/ buku kuning
17)    Pastikan limbah bukan tajam dimasukkan ke dalam kantong plastic
18)    Cuci tangan dengan sabun setiap selesai pemberian imunisasi
19)    Setelah semua selesai pelayanan, lakukan evaluasi kegiatan bersama kader dengan tahapan : hitung jumlah sasaran yang dating untuk setiap jenis vaksin yang diberikan, bandingkan dengan data target sasaran pada bulan ini, diskusikan dengan kader kemungkinan penyebab ketidakhadiran sasaran, susun rencana tindak lanjut termasuk bagaimana memotivasi sasaran yang tidak hadir
20)    Bawa pulang sisa logistik yang belum digunakan dan limbah ke puskesmas. Setiba di puskesmas, simpan kembali vaksin di dalam lemari es pada tempat yang terpisah atau diberi tanda z) Catatan hasil  imunisasi  dan pemakaian logistic diserahkan kepada coordinator

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Puskesmas adalah institusi kesehatan terdepan yang tidak sekedar sebagai pemberi pelayanan kesehatan namun juga melaksanakan berbagai Program Pembangunan Masyarakat baik yang bersifat promotif, prepentif, kuratif bahkan rehabilitasi. Semua pelaksanaan program tersebut dicatat dan dilaporkan secara akurat, benar dan tepat waktu
LB3 Imunisasi adalah salah satu bentuk pencatatan dan pelaporan Puskesmas yang berisi data-data imunisasi ibu hamil dan bayi yang diimunisasi diwilayah Puskesmas, data LB3 imunisasi ini diperoleh dari dalam dan luar Puskesmas (Posyandu, Pustu, BIDES dan Praktek swasta lainnya).

B. Saran
-       Peran serta masyarakat dan tenaga kesehatan yang ada didalam dan diluar Puskesmas supaya lebih ditingkatkan.
-       Kerja sama antar pihak Puskesmas dan Pihak yang melakukan praktek swasta supaya lebih ditingkatkan agar cara yang diperoleh akurat dan benar.
-       Dibentuknya tim yang khusus untuk mengakses data-data imunisasi dalam bentuk kompetensi sehingga informasi dapat diterima dengan mudah oleh jenjang administrasi yang lebih tinggi.

DAFTAR PUSTAKA

Amins, A. 2012. Manajemen Kinerja Pemerintah Daerah. Yogyakarta : Laksbang Pressindi.


Departemen  Kesehatan  R.I.   2010.  Pedoman  Bidan Koordinator.   Jakarta

Muninjaya, A.A.G. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC

Nawawi, H. 2003. Kepemimpinan Mengefektifkan Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Nawawi, H. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.








Share this

Related Posts

Previous
Next Post »